Concepts de base

Voici une description des concepts de base qui vous permettront d'aborder sereinement le fonctionnement de Mobiliss.

Groupe

Mobiliss permet à différents groupes d'effectuer des mobilisations (au sens large du terme). Il peut s'agir de sections locales Croix-Rouge, d'unités Croix-Rouge, ou encore dans l'absolu de groupes liés à des activités particulières. Dans la présente documentation, on parlera systématiquement de groupe pour désigner l'une de ces 3 possibilités.


Utilisateur

De manière générale, tout volontaire enregistré au sein de Mobiliss est appelé utilisateur. Et ce, qu'il ait effectivement accès ou non, étant donné que même sans avoir accès à l'outil un volontaire pourra être amené à recevoir des emails automatiques (appelés notifications) de la part de Mobiliss.

Un utilisateur peut disposer pour chaque groupe d'un rôle lui offrant des droits spécifiques ; voir le guide concernant la gestion des volontaires pour plus de détails à ce sujet.


Activités

Chaque utilisateur sera donc lié à minimum un, voire plusieurs groupes. Il exercera pour chacun, une ou plusieurs activités. Mobiliss propose une liste d'activité possible commune à tous les groupes. De plus, il est possible pour chaque groupe de définir d'autres activités qui lui seront propres.

Exemple : le volontaire Toto effectue divers activités au sein de différents groupes. Il effectue du Transport Ambulance au sein de l'unité BruCap, du Secours et de la Logistique au sein de l'unité X, et de l'Action Sociale au sein de la section locale Y.


Qualifications

Chaque utilisateur est aussi associé à une liste de ses qualifications (diplômes, brevets, formations suivies...) et compétences utiles dans le cadre de ses activités Croix-Rouge. Il est possible de préciser une date d'expiration pour une qualification ou compétence. Les qualifications possibles sont gérées au niveau de BruCap et sont communes à tous les groupes, néanmoins chaque groupe peut déterminer ses propres (types de) compétences pour ses utilisateurs.

Exemple : une section locale X peut définir une compétence interne “Chauffeur BR” et l'affecter à certains de ses volontaires.


Moyens

Un moyen est un groupe d'utilisateurs demandés afin de remplir une mission bien particulière. Il est possible de préciser pour chaque moyen, une restriction en terme d'activité et/ou une restriction en terme de qualification, de sorte que seuls les utilisateurs ne disposant que de l'une et/ou l'autre ne puissent s'inscrire à la mission proposée.

Exemple : une Ambulance AMU est un moyen composé de 2 volontaires exerçant l'activité Transport Ambulances et disposant de la qualification Ambulancier AMU.

En cours de développement : La possibilité de lier un moyen à un matériel particulier.


Événement

Un événement est donc, par extension, la description d'une mission ainsi que l'ensemble des moyens à mettre en oeuvre pour réaliser cette mission. Chaque événement est lié à une activité et à un type d'événement, mais uniquement à titre indicatif (statistiques). En général, chaque moyen est associé à un horaire, et il est possible de préciser si l'horaire est à confirmer, confirmé, ou annulé.

En terme de gestion plus avancée, notez qu'il est possible d'ajouter des fichiers (visibles au choix par les volontaires ou les administrateurs), de préciser une personne de contact, de générer un devis ou une facture correspondant à l'événement, ou encore de nommer un utilisateur Responsable pour la mobilisation de cet événement. Ce responsable aura dès lors accès à une partie des fonctionnalités de gestion pour l'événement choisi uniquement.

Enfin, l'une des fonctions les plus pratiques dans Mobiliss est de pouvoir, depuis un événement existant, Dupliquer celui-ci à une autre date et un autre horaire. Sur base du 1er horaire, tous les autres moyens s'alignent alors automatiquement pour ce nouvel événement.


Mobilisation

Pour un événement (futur), un administrateur peut Ouvrir la mobilisation. Une fois la mobilisation ouverte, chaque volontaire qui dispose des pré-requis à l'un ou l'autre moyen pourra s'y inscrire. A moins que la mobilisation ait été pointée comme étant en Confirmation automatique, les volontaires inscrits resteront en attente de confirmation jusqu'à ce qu'un administrateur valide ou refuse leur inscription.

Pour ne pas attendre que chaque volontaire se connecte à Mobiliss pour s'inscrire, un administrateur peut Mobiliser par e-mail. Cette fonction génère un e-mail personnalisé vers chaque volontaire actif, lui présentant pour chaque moyen auquel il a accès un bouton permettant de s'inscrire simplement en cliquant dessus, et donc sans devoir se connecter à Mobiliss. De quoi obtenir rapidement les réponses de chacun!